Il bisogno
Alla luce delle mie esperienze personali come consulente, formatore ed esperto di accompagnamento al cambiamento, basandomi sull’esperienza vissuta in prima persona sia presso alcuni clienti sia direttamente all’interno dell’azienda di cui sono legale rappresentante, ho provato a stendere un elenco di caratteristiche e di funzionalità che il software prescelto deve avere per supportare il VERO SMARTWORKING.
Il tutto senza far riferimento a questa o a quella soluzione software, bensì stendendo una sorta di “capitolato”, di “lista della spesa” di funzionalità e aspetti cui non si può – a mio avviso – rinunciare. Il mio suggerimento è quello di condivider questa lista dei desideri con i propri fornitori di fiducia, così da potersi poi far formulare un’offerta, un preventivo.
Innanzitutto ho immaginato che ogni singola attività di ogni singola fase di ogni singolo processo possa essere gestita in una logica di lavoro cooperativo, permettendo all'azienda di condividere le informazioni e i flussi informativi con tutte le persone che, a diverso titolo, intervengono in termini organizzativi su questa o quella singola fase, su questo o quel singolo processo.
Affinché ciò possa avvenire, a mio avviso diventa fondamentale avere uno strumento di gestione, archiviazione e condivisione di ogni singola unità di informazione, sia essa costituita da alcuni appunti testuali, da files allegati, contatti della rubrica o appuntamenti di un’agenda condivisa.
Allo stesso modo mi piace pensare che, per ogni attività di ogni singola fase di ogni singolo processo, sia possibile avere e gestire contestualmente in formato digitale tutte quelle informazioni che costituiscono un input per la fase stessa; analogamente mi aspetto che, al termine di ciascuna fase, sia possibile generare, archiviare e condividere in formato digitale tutte quelle informazioni che costituiscono un output per la fase stessa.
Interconnessioni necessarie
inutile girarci intorno: il sistema informativo deve poter fra loro interconnettere non solo la banca dati degli operatori che operano all’interno dell’azienda (storage/documentale ecc) ma anche le agende e i calendari condivisi, così come la rubrica aziendale. Idem dicasi per la banca dati dei prodotti/servizi.
Allo stesso tempo il documentale deve poter garantire l’archiviazione e la conservazione di tutte le informazioni e di tutti i files relativi a ciascun singolo processo/sottoprocesso. Ovviamente, mi aspetto di poter gestire e regolare i poteri in lettura (visualizzazione) e scrittura (modifica) sia su ogni singolo file, sia su ogni informazione mappata, sia sulle agende/calendari, sia sulla rubrica.
Dallo storage all’archiviazione sostitutiva
L’archivio documentale dovrà garantire (per i casi in cui desideriamo) la conservazione delle informazioni nella cosiddetta modalità di conservazione sostitutiva (integrazione con firma digitale e marca temporale, così come con certificazioni pec); dovrà avere meccanismi che garantiscano l’automatico backup delle informazioni, ma anche e soprattutto dovrà consentire agli operatori dell’azienda di lavorare sia in modalità web dai diversi dispositivi in uso (quali ad esempio cellulari e tablet, piuttosto che notebook) così come dovrà consentire di operare anche offline in locale qualora il contesto lavorativo non consentisse o consentisse solo in parte di poter lavorare in modalità connessa ad internet: proprio per questo motivo diventa fondamentale che il software documentale per l'archiviazione delle informazioni possa garantire idonei strumenti di sincronizzazione, così da consentire il lavoro sia on-line che off-line e quindi la possibilità di lavorare e condividere le informazioni anche in momenti cronologicamente distinti e in località geograficamente distanti o non raggiunte in quel momento da connettività idonea.
A mio avviso, ogni azienda ha la necessità che ogni singola attività possa raccogliere informazioni testuali, files allegati, riferimenti a database quali agenda/rubrica; allo stesso tempo immagino anche che ogni azienda abbia bisogno di poter inglobare al proprio interno messaggi di posta elettronica ricevuti o inviati (gradita sarebbe la rimozione in automatico ad archiviane avvenuta): è fondamentale che possa contenere appunti testuali, files allegati (al limite come link), collegamenti con l’agenda e con i calendari aziendali così come con la rubrica condivisa.
Tutte le singole attività, che se riunite fra loro vanno a costituire nel loro complesso l'intero processo, devono poter essere fra loro collegate con un nesso di sequenzialità (nel caso in cui debbano essere svolte una dopo l’altra) o in parallelo (se possono essere, del tutto o in parte, svolte contemporaneamente o senza propedeuticità): la piattaforma software adottata dovrà poter gestire queste logiche di sequenzialità o parallelismo.
Non solo. Mi aspetto anche che il software prescelto permetta anche di rendere fruibili documenti (in forma singola o in gruppo) via web al cliente, come a voler costituire una sorta di “fascicolo cliente” raggiungibile in formato digitale via web, in modalità protetta (prevedendo la possibilità di condividere con il cliente solo determinati files, non necessariamente tutto il fascicolo).
Parametrizzazione/Categorizzazione delle informazioni
Soprattutto diventa fondamentale che per ogni singola attività possano essere definiti dei parametri inerenti l'attività stessa, così da poterla categorizzare è rendere quindi successivamente facilmente fruibile attraverso meccanismi di ricerca per singolo parametro (una sorta di “query”) o per essere visualizzata all'interno di “viste” organizzate per parametro o categoria.
I parametri che servono sono, a mio avviso, i seguenti (segue motivazione che ne legittima la richiesta):
1. Colui che genera l’attività da svolgere, indipendentemente da chi ne sarà poi responsabile nello svolgere l’attività stessa (potrebbero coincidere, ma non è detto)
2. Chi è responsabile dell’attività da svolgere (possibilità di delega, con ciclo di accettazione/rifiuto) e notifica
3. Chi ha poteri di modifica dell’attività, pur senza esserne responsabile
4. Chi ha poteri di visualizzazione dell’attività, pur senza esserne responsabile
5. Committente/Cliente per il quale questa attività viene svolta
6. Interlocutore (soggetto terzo esterno) con cui mi devo relazione nello svolgimento di una singola attività per dare risposta al Committente
7. Numero e descrizione della commessa che fa capo al Committente (per un committente potrei avere più commesse)
8. Tipologia dell’attività (preventivo, sopralluogo, recupero crediti, ecc ecc…. Elenco personalizzabile dall’azienda)
9. Livello di priorità dell’attività (scegliendo da elenco di valori personalizzabile dall’azienda): meglio ancora se è possibile prevedere che in una determinata data il livello di priorità possa cambiare automaticamente.
10. Data prevista di inizio dell’attività
11. Data entro cui l’attività deve essere svolta (scadenza)
12. Numero ore stimate per svolgimento attività in questione (cosa ben diversa dal periodo in cui l’attività deve iniziare ed essere ultimata)
Flussi, modelli di processo e cicli azione Io immagino che la piattaforma software preveda un meccanismo di notifica (via mail?) ogni qual volta un evento (creazione di un appuntamento, delega di un’attività, ecc ecc.) comporti il coinvolgimento di un collega: la notifica dovrà includere il link all’attività/evento in questione, così da consentire l’immediato accesso alla singola unità di informazione, senza dover perdere tempo nel recuperare la stessa. A tal proposito reputo fondamentale che il software prescelto preveda la possibilità di generare cicli/azioni, ovvero progettare a monte passaggi di “stato” nelle singole attività, una volta che il singolo operatore interagisce con l’attività chiudendo una fase e dando l’ok per l’avvio dell’attività successiva, che potrà essere svolta dalla medesima persona o anche essere oggetto di delega (e notifica). Reputo allo stesso tempo utile avere la possibilità di creare modelli di processo replicabili e attivabili manualmente, generando il flusso di attività e di informazioni secondo quanto previsto dal modello di processo stesso (inteso come insieme di attività sequenziali o parallele, delegabili anche a persone diverse secondo logiche prestabilite o modificabili all’occorrenza in itinere). Risulta fondamentale che i modelli di processo e la costruzione dei flussi concatenabili possano essere svolti (se l’azienda desidera) anche dal personale dell’azienda, senza dover necessariamente prevedere l’esternalizzazione. Immagino possa essere necessario un breve percorso formativo per chi dovrà implementare i flussi di processo: il corso dovrà tuttavia essere “breve” e il livello di competenze necessarie per la costruzione e il testing di un processo non può essere “esagerato” o “spropositato” rispetto al core business dell’azienda. In altre parole, la costruzione dei flussi di processo dovrà essere user-friendly e non troppo complicata
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