Da HCL a Microsoft 365: come un progetto nasce, cresce e genera valore
La scorsa settimana ho avuto l'opportunità di lavorare con una realtà che considero particolarmente interessante: Etruria Retail, il gruppo della grande distribuzione che presidia sul territorio marchi come Famila e A&O. Non voglio soffermarmi sull'azienda in sé, ma sul metodo di lavoro che abbiamo sperimentato insieme e che, a mio avviso, rappresenta bene cosa significhi oggi pensare e agire in modo digitale.
Il punto di partenza era apparentemente tecnologico. L'ipotesi era valutare una possibile migrazione da HCL Domino e Lotus Notes verso Microsoft 365 (con l'intento di poter così usare in sicurezza e in ambiente protetto l'intelligenza artificiale di Copilot), con l'obiettivo di comprendere costi, impatti, benefici e opportunità di evoluzione. Dal primo confronto è emerso subito un elemento importante: una migrazione non è semplicemente un cambio di software. È una decisione che coinvolge persone, processi, dati e modalità di lavoro.
La prima attività è stata quindi costruire una fotografia dell'esistente. Abbiamo analizzato quali servizi sono effettivamente utilizzati oggi, quali utenti sono coinvolti, quali funzionalità devono essere preservate e quali scenari futuri potrebbero essere abilitati da una piattaforma diversa. In questa fase il digitale non è stato utilizzato per trovare risposte, ma per formulare domande migliori.
Dal confronto è nato un primo progetto preliminare. Un documento volutamente incompleto. Un documento che non pretendeva di avere tutte le risposte, ma che aveva un merito fondamentale: rendeva visibili le informazioni mancanti.
Questo è uno dei passaggi che noto spesso trascurato nelle organizzazioni. Molti progetti partono cercando di decidere. In realtà, prima di decidere, occorre capire cosa ancora non si conosce.
Per questo motivo abbiamo trasformato le domande aperte in una raccolta dati strutturata. Attraverso Microsoft Forms (ci siamo fatti aiutare da Copilot) sono stati coinvolti gli stakeholder per acquisire informazioni sulle modalità di utilizzo, sulle esigenze operative, sulle aspettative e sulle criticità percepite.
Qui emerge una differenza importante.
La trasformazione digitale non consiste nel sostituire l'esperienza delle persone con l'intelligenza artificiale. Consiste nel raccogliere e organizzare la conoscenza distribuita nelle persone affinché possa diventare patrimonio condiviso.
Le risposte raccolte sono state consolidate in un dataset strutturato. Abbiamo analizzato (guidavamo noi... ma Copilot ci ha aiutati ancora una volta) i risultati, identificato elementi confermativi, evidenziato nuove esigenze e aggiornato progressivamente il progetto preliminare. Ogni iterazione migliorava la qualità delle informazioni disponibili e riduceva il livello di incertezza.
In altre parole, il documento non è stato scritto una volta sola. È cresciuto insieme alla conoscenza che stavamo costruendo.
A questo punto è arrivata la parte che considero più interessante. Una volta raccolte informazioni sufficientemente affidabili, il progetto è stato utilizzato come base per un'attività di pianificazione assistita dall'intelligenza artificiale (sempre Copilot, ovviamente!).
L'obiettivo non era generare testo.
L'obiettivo era generare struttura.
Abbiamo chiesto all'AI di identificare obiettivi, deliverable, attività, dipendenze, priorità, urgenze e possibili sequenze operative. Lo stesso materiale che normalmente un project manager utilizza per costruire una roadmap iniziale.
Questo approccio mette in evidenza una caratteristica spesso sottovalutata dell'intelligenza artificiale generativa. Il valore maggiore non emerge quando produce contenuti. Il valore maggiore emerge quando aiuta a trasformare informazioni sparse in conoscenza organizzata e conoscenza organizzata in azioni concrete.
Il caso della migrazione da HCL a Microsoft 365 è quindi diventato quasi secondario.
La vera lezione riguarda il metodo.
Il percorso seguito è stato semplice:
Analizzare il contesto.
Esplicitare ciò che non si conosce.
Raccogliere dati.
Aggiornare progressivamente le ipotesi.
Costruire un progetto sempre più aderente alla realtà.
Utilizzare l'AI per supportare la pianificazione e il governo delle attività.
Questo è ciò che intendo quando parlo di "pensiero digitale". Non usare strumenti moderni. Utilizzare strumenti moderni per migliorare il processo decisionale.
La tecnologia, da sola, non genera valore. Il valore nasce quando dati, persone, processi e strumenti vengono fatti lavorare insieme in modo coerente.
La domanda interessante, allora, non è se migrare da una piattaforma a un'altra. La domanda è: quante decisioni aziendali potrebbero essere migliorate se affrontassimo ogni progetto con questo stesso approccio iterativo, basato su dati, collaborazione e intelligenza aumentata?
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