Microsoft Copilot al lavoro: il vero cambiamento non riguarda gli strumenti

In questi giorni sto lavorando come docente in un corso promosso da Ca' Foscari Challenge School con cui collaboro da tempo. È un percorso piccolo, appena 12 ore distribuite in tre incontri da quattro ore, svolti a distanza.

La particolarità, però, non è la durata. È l’eterogeneità dell’aula: persone provenienti da aziende, istituzioni e libera professione, con ruoli che spaziano dal controllo di gestione all’auditing, dall’area commerciale all’amministrazione e alla comunicazione.

A prima vista sembrerebbero professionalità con esigenze molto diverse. In realtà, dopo poco emerge un terreno comune.

Il punto di partenza sono i processi di lavoro

Quasi tutti, indipendentemente dal ruolo, devono gestire progetti, partecipare a riunioni, assegnare attività, ricevere task dai colleghi, produrre testi e controllare informazioni distribuite tra documenti differenti.

Un esempio emerso durante il corso è particolarmente rappresentativo: come verificare che un’infografica sia coerente, sia nei contenuti sia nei numeri, con una presentazione PowerPoint, un file Excel e la relazione che accompagna entrambi?

È un problema apparentemente semplice, ma racconta bene cosa significa introdurre l’Intelligenza Artificiale generativa nel lavoro quotidiano.

Non si tratta soltanto di chiedere a un’AI di produrre qualcosa. Si tratta di costruire un processo nel quale documenti, dati, persone e strumenti restino coerenti tra loro.

Perché concentrarsi su un unico ecosistema

Nel corso abbiamo scelto deliberatamente di concentrarci sull’ambiente Microsoft Copilot, rinunciando ad allargare il confronto ad altre piattaforme. La ragione è pratica: lavorare all’interno di un ecosistema condiviso permette di approfondire maggiormente i flussi di lavoro.

Questo significa incontrare applicazioni come Planner, imparare a formulare prompt, capire come impartire istruzioni efficaci e sperimentare automazioni e agenti a supporto delle attività.

Ma proprio lavorando sugli strumenti emerge una distinzione che considero decisiva: adottare Copilot non significa semplicemente imparare a usare Copilot.

Il primo è un problema organizzativo. Il secondo è prevalentemente un problema tecnico.

Dall’automazione alla governance del lavoro

Un’automazione può ridurre un’attività manuale. Un agente può supportare una sequenza di operazioni. Un prompt ben costruito può migliorare la qualità di una risposta.

Ma rimangono domande che nessuno strumento può risolvere da solo: chi controlla il risultato? Quali fonti deve utilizzare? Chi è responsabile dell’approvazione? Che cosa succede quando due documenti riportano informazioni differenti?

Qui entra in gioco la governance dell’AI, cioè l’insieme di criteri, responsabilità e regole con cui un’organizzazione decide come inserire l’Intelligenza Artificiale nei propri processi.

Un criterio operativo può essere molto semplice. Prima di automatizzare un’attività, conviene identificare almeno quattro elementi:

• processo, cioè quale attività vogliamo modificare;

• dati e fonti, cioè quali informazioni alimentano il processo;

• responsabilità, cioè chi verifica e decide;

• controllo, cioè come riconosciamo un risultato corretto o incoerente.

Solo dopo ha davvero senso chiedersi quale prompt, automazione o agente costruire.

La competenza da sviluppare non è soltanto tecnica

È forse questo l’aspetto più interessante di un percorso così operativo. Partiamo da Copilot, Planner, prompt e automazioni, ma finiamo inevitabilmente a discutere di come riconfigurare il lavoro quotidiano.

L’AI generativa non modifica automaticamente un’organizzazione. Può però rendere evidente che alcuni processi erano già frammentati, che certe responsabilità non erano esplicite o che la stessa informazione veniva gestita in modi diversi.

Per questo la questione non è soltanto che cosa possiamo fare con Copilot, ma quali nuovi modi di lavorare vogliamo adottare quando Copilot entra nei nostri processi.

Ed è probabilmente questa la domanda più utile da portare fuori dall’aula: stiamo introducendo nuovi strumenti nei vecchi processi, oppure stiamo ripensando davvero il modo in cui lavoriamo?